TIPS BIJ HET ORGANISEREN VAN EEN ZAKELIJK FAMILY FESTIVAL

Februari 2020 – eventmanager

Je personeel bedanken, werken aan de teambuilding of iets te vieren? Veel bedrijven organiseren bedrijfsuitjes voor hun personeel. De activiteiten die hier toch wel het meeste voor gekozen worden zijn een barbecue, borrel of een uitje naar bijvoorbeeld een bowlingbaan. Maar dat kan toch veel leuker.. Willen jullie het dit jaar eens helemaal anders doen? Een corporate festival is dé oplossing! Een corporate festival is een festival format, maar dan ingestoken op de zakelijke markt. En waar je op moet letten als jullie kiezen voor een corporate festival, leggen wij jullie uit!

START WITH WHY

Begin met het doel van het event. Is het bedoeld om je team te bedanken en hen een leuke avond te bezorgen? Of wil je meer bereiken, zoals een betere sfeer binnen het team of het leggen van nieuwe contacten. Zorg dat je duidelijk hebt wat het doel is van het evenement en neem dit als start punt bij de organisatie.

KEN JE DOELGROEP

Niet alleen is het belangrijk om duidelijk te hebben waarom je het organiseert, maar ook voor wie. Kies je voor enkel het team, of wordt het een corporate family festival? Zorg dat je een inschatting hebt van de leeftijdscategorieën van de bezoekers en kijk vervolgens wat voor programma aansluit bij deze doelgroep.

ERVARING MET KINDEREN

Wanneer je de keuze maakt voor een festival voor alle leeftijdscategorieën, houd dan extra rekening met de kinderen die zullen komen. Zorg ervoor dat de kids vermaakt worden gedurende het festival, zodat ook de ouders kunnen genieten van hun dag. Helemaal ideaal is het om te kiezen voor een speciale nanny, die de verantwoordelijkheid over de kinderen heeft op de dag van het festival. Zo hebben de ouders alle tijd voor zichzelf én hun collega’s.

INHOUSE ACTIVITEITEN

Wanneer jullie niet alleen food, drinks and music in het programma willen hebben, maar ook de voorkeur hebben voor activiteiten: ga op zoek naar een locatie met inhouse activiteiten. Dit is een stuk makkelijker dan een locatie waarbij alle activiteiten nog ingehuurd moeten worden én het scheelt natuurlijk in de kosten. Wellicht organiseert de locatie al kinderfeesten of teambuildingsactiviteiten, die ook geschikt kunnen zijn voor jullie festival.

TEAMBUILDING

Wanneer het doel van het event is dat het team elkaar beter leert kennen, is het van belang dat zij ook echt uitgedaagd worden om dit te doen. Vaak blijven mensen toch bij de personen die zij al kennen hangen, waardoor ze nog geen nieuwe mensen zullen leren kennen. Om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurd, kies voor teambuildingsactiviteiten! Plan ze zo in dat niet enkel de vaste teams en collega’s samen moeten werken, maar ook collega’s die elkaar misschien nog niet zo goed kennen.

GENIET!

Bij het organiseren van een corporate festival komt veel kijken en hierdoor zal er ook veel tijd in gaan zitten. Wellicht is het organiseren van evenementen ook helemaal niet jullie specialiteit. Dat hoeft natuurlijk helemaal geen probleem te zijn! Veel locaties hebben een ervaren team die jullie zeker kunnen helpen bij de organisatie van een tof corporate festival. Zo kunnen jullie én je bezighouden met waar je goed in bent én genieten van het festival.

FOODTRUCKS

Foodtrucks blijven in! Inmiddels is iedereen er wel bekend mee, die leuke omgebouwde trucks waar de lekkerste gerechten in bereid worden. Nog steeds zijn foodtrucks te vinden op alle festivals. De kracht van foodtrucks is dat het niet alleen de bezoekers voorziet van de heerlijkste gerechten, maar ook meteen dient als decoratie van het festival zelf. Zeg nou zelf, hoe leuk ziet dit eruit?

INDOOR- EN OUTDOORLOCATIE

Misschien een iets meer voor de hand liggende tip, maar toch iets wat nog wel eens vergeten wordt, het weer. We leven immers in Nederland, dus het is helaas iets waar we altijd rekening mee moeten houden. Voorkom dat jullie op een outdoorlocatie staan, helemaal klaar zijn voor het festivals en het ineens begint te rommelen in de lucht. Ga altijd voor een locatie met een plan B(innen).

VERVOER

Aan het festival zal een einde komen en wat je dan wilt is dat je bezoekers veilig thuiskomen. Geef ze nét dat beetje extra door ook aan het vervoer te denken. Regel een pendelbus of taxi’s om al je collega’s veilig thuis af te zetten.

PICTURES ARE THE BEST MEMORIES

Tot slot, zorg ervoor dat je collega’s én eventueel de familie nog lang kan nagenieten van jullie festival. Dit kan je bijvoorbeeld doen door een photobooth op het festivalterrein te zetten, zodat de bezoekers een tastbaar aandenken over houden. Wat ook kan is het inhuren van een professionele fotograaf die de mooiste familie- of teamfoto’s maakt of een aftermovie schiet om nog even terug te kunnen gaan naar die fijne dag.

Natuurlijk komt er veel kijken bij de organisatie van een corporate festival. Maar geloof ons, het is het dubbel en dwars waard.

Ben je enthousiast geworden en heb je zin gekregen om jullie volgende personeelsfeest in de vorm van een corporate festival te organiseren? Bij STRND hebben we ervaring met de organisatie van meerdere corporate (family) festivals.

We bekijken graag de mogelijkheden met je!